Rahtilaskujen hoito ilman jälkikäteistä paperyötä

Key takeaways

• Paperiton rahtilaskuprosessi perustuu siihen, että keikan tiedot kirjataan kerran ja sama tietue kulkee tilauksesta rahtikirjaan, kuljettajan kuittaukseen ja valmiiseen laskuun.
• Sähköinen rahtilasku saa sisältää samat pakolliset tiedot kuin paperilasku, ja laskut on säilytettävä vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä.
• Kuljettajan mobiilikuittaus ja POD-liite kiinnittyvät laskuun automaattisesti, mikä poistaa jälkikäteen skannatut kuittikuoret ja nopeuttaa maksua.
• Rahtipörssin ja irtoperän keikat sopivat samaan laskutusprosessiin, kun jokainen toimeksiantaja saa oman laskunsa omilla ehdoillaan ja viitteillään.
• RAHTIS ei korvaa kirjanpito-ohjelmaa: taseet ja tilinpäätös hoituvat edelleen kirjanpitäjällä, joka saa tiedot suoraan järjestelmästä.

Rahtilaskujen hoito ilman jälkikäteistä paperyötä onnistuu, kun rahtikirjan tiedot, kuljettajan kuittaus ja POD-liite kulkevat suoraan järjestelmästä laskuun: tilaus syntyy kerran, kuljettaja kuittaa keikan mobiililla, ja lasku muodostuu valmiiksi liitteineen. Tämä opas käy koko elinkaaren läpi tilauksesta arkistointiin, mukaan lukien irtoperän ja rahtipörssin keikat.

Mitä rahtilaskun hoito tarkoittaa ilman jälkikäteistä paperyötä?

Paperiton rahtilaskuprosessi tarkoittaa, että keikan tiedot syntyy kerran järjestelmään ja kulkevat siitä suoraan laskuun: tilaus, reitti, kuljettajan kuittaus, POD-liite ja rahtikirjan tiedot yhdessä ketjussa. Lasku muodostuu valmiina arkistoon, eikä sinun tarvitse istua iltaa läpi kuittikuoria ja muistiinpanoja.

Pienelle yritykselle hyöty on konkreettinen: kun dispaus, laskutus ja kirjanpito ovat saman henkilön hoidossa, jokainen käsin naputeltu rivi vie aikaa, joka katoaa muualta. Verohallinnon mukaan sähköinen lasku saa sisältää samat pakolliset tiedot kuin paperilasku, joten laki ei pakota paperia (Verohallinto). RAHTISissa shippaaja julkaisee keikan kerran ja kuljettaja kuittaa vaiheet suoraan, joten laskun aineisto on valmis jo ennen kuin auto on palannut tukikohtaan. Käytännössä prosessi alkaa siitä, että asiakas tai rahtipörssin keikka kirjataan kertaalleen, ei kolmeen paikkaan.

Paperittomuuden ydin ei ole teknologia itsessään, vaan tietovirtojen yhdistäminen yhdeksi ketjuksi, jossa samaa tietoa ei koskaan kirjata uudelleen. Kun kuljettaja kuittaa toimituksen mobiilisovelluksella, kuittaus ei katoa sähköpostiin odottamaan erillistä laskutuskierrosta, vaan se aktivoi laskun muodostuksen automaattisesti. Tämä tarkoittaa, että lasku voi olla asiakkaan sähköpostissa tai verkkopankissa jo ennen kuin kuljettaja on ehtinyt ajaa takaisin kotiin. Perinteisellä mallilla tämä olisi mahdotonta, koska laskutus edellyttää aina paperisen rahtikirjan paluuta ja manuaalista tietojen siirtoa järjestelmään. Paperittomassa prosessissa viive poistuu, ja laskutuksen läpimenoaika lyhenee päivistä tunteihin, mikä parantaa yrityksen kassavirtaa merkittävästi.

Mitä vaatimuksia sähköiselle rahtilaskulle asetetaan Suomessa?

Laskun pakolliset tiedot

Arvonlisäverolaki määrittelee, mitä jokaisessa rahtilaskussa on oltava: myyjän ja ostajan nimet ja tiedot, y-tunnus tai muu tunniste, laskun numero, päiväys, toimituspäivä tai toimitusajankohta, tavaran laajuus, verokanta, maksettava summa ja maksuehdot. Kun keikka tulee rahtipörssin kautta tai omalta asiakkaalta, samat kentät täyttyvät joka kerta. RAHTISissa lähtötietoina toimivat tilaus ja rahtikirjan tiedot, joten pakolliset kentät täyttyvät itsestään ilman erillistä paperilomaketta. Jos laskutat ulkomaille, esimerkiksi ruotsalaiselle tai saksalaiselle tilaajalle, tiedot ovat samat, mutta kieli ja referenssit kannattaa tarkistaa tilausvaiheessa. Voit kokeilla käytännössä osoitteessa Pieteikums · RAHTIS.

Laskun pakollisten tietojen lisäksi rahtialalla on omia erityisvaatimuksiaan, joita yleiset laskutusohjelmat eivät aina kata. Rahtilaskuun kuuluu usein viitenumero, joka yhdistää laskun tiettyyn keikkaan tai kuljetussopimukseen, sekä erittely lisämaksuista kuten odotusajoista, purkamisviiveistä tai ADR-kuljetuksen lisämaksuista. Näiden eritteleminen käsin paperilaskulle tai yleislaskutusohjelmassa on työlästä ja altista virheille. Kun lähtötiedot tulevat suoraan kuljetusjärjestelmästä, erittely muodostuu automaattisesti tilauksen yhteydessä sovituista hinnoista ja kuljetuksen aikana syntyneistä lisätapahtumista. Tämä vähentää asiakkaan kysymyksiä laskun sisällöstä ja nopeuttaa maksua.

Arkistointi ja säilytysaika

Kirjanpitolain mukaan laskut ja kirjanpitoaineisto on säilytettävä Suomessa vähintään kuusi vuoden jaksoa tilikauden päättymisestä, ja tilinpäätösaineisto seitsemän vuoden jaksoa. Sähköinen arkistointi on sallittua, kun tiedot säilyvät muuttumattomina ja ovat saatavissa koko säilytysajan. Käytännössä tämä tarkoittaa, että POD-liitteet, rahtikirjan tiedot ja laskut voivat elää samassa järjestelmässä ilman pahvikansioita. Kun kuljettajan kuittaus ja liite on liitetty keikkaan jo kuljetuksen aikana, arkistointi tapahtuu samalla kertaa, eikä jälkikäteistä paperityötä jää keneenkään.

Säilytysvaatimusten kannalta oleellista on, että sähköinen arkisto on suojattu muutoksilta ja sen tiedot ovat jäljitettävissä. Järjestelmän on pystyttävä osoittamaan, milloin lasku on luotu, milloin liitteet on lisätty ja kuka ne on kuittannut. RAHTIS tallentaa jokaisen tapahtuman aikaleiman ja käyttäjän, joten auditointiketju on kunnossa ilman erillistä lokikirjaa. Jos verottaja pyytää näyttöä tietystä keikasta kolmen vuoden takaa, koko aineisto löytyy yhdestä paikasta: lasku, rahtikirja, POD-liite ja kuljettajan kuittaus aikaleimoineen. Paperimaailmassa sama keikka voisi olla hajautettuna kolmeen tai neljään kansioon eri toimistoissa, ja osa tiedoista saattaa olla puuttuvaa tai vaikeasti luettavaa.

Miten rahtilaskun tiedot saadaan suoraan kuljetusjärjestelmästä laskuun?

Tilausvaihe: keikan tiedot kerran oikein

Ketju alkaa tilauksesta: asiakkaan sähköposti tai rahtipörssin keikka muutetaan järjestelmässä kuljetustehtäväksi, johon kirjataan lähtö- ja kohdeosoite, lastin kuvaus, rahtihinta, lisämaksut (kuten odotusaika tai ADR) ja maksuehdot. Nämä tiedot tallennetaan kerran, ja niitä käytetään uudelleen jokaisessa vaiheessa: rahtikirjasta, kuljettajan tehtävälistasta ja lopulta laskusta. Uudelleenkirjoittamisen poistaminen on koko ketjun ydin, koska jokainen käsin kopioitu rivi on yksi mahdollinen virhe laskussa ja yksi syy asiakkaan maksuviiveeseen.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että kun kirjaat keikan RAHTIS:iin, sama tietue kulkee mukana koko matkan: tilauksesta rahtikirjan tietoihin, kuljettajan kuittauksiin ja valmiiseen laskuriviin. Sinun ei tarvitse myöhemmin kaivaa muistikirjasta sovittua hintaa tai tarkistaa paperilappuja, koska kaikki on jo samassa tietueessa. Järjestelmä ei korvaa dispausksen päätöksiä, se vain varmistaa, että kerran kirjattu tieto ei katoa matkalla laskuun asti.

Tilausvaiheessa syntyvien tietojen laatu ratkaisee koko ketjun toimivuuden. Jos osoite on puutteellinen tai rahtihinta puuttuu, nämä puutteet periytyvät rahtikirjaan ja laskuun asti, joten ensimmäinen kirjaus on tehtävä huolellisesti. Käytännössä kannattaa luoda tilauspohjat eri asiakastyypeille: vakioasiakkaalle, jolla on kiinteät reitit ja hinnat, rahtipörssin keikalle, jossa hinnat vaihtelevat, ja kertakeikalle, jossa kaikki tiedot kirjataan käsin. Kun pohja on valmis, pakolliset kentät täyttyvät oletuksina ja vain poikkeamat vaativat manuaalista syöttöä. Tämä puolittaa tilaukseen käytetyn ajan ja vähentää kirjausvirheiden riskiä, koska järjestelmä ei anna lähettää keikkaa eteenpäin ilman pakollisia tietoja.

Rahtikirjan tiedot pohjana laskulle

Rahtikirja (CMR) täytetään samasta tietueesta, ja kun kuljettaja kuittaa toimituksen ja POD-liite on tallennettu, lasku muodostuu ilman erillistä työvaihetta. Laskussa näkyvät asiakkaan tiedot, rahtihinta, lisämaksut ja liitteet, jotka ovat peräisin alkuperäisestä tilauksesta ja kuljetuksen tapahtumista. Säilytysvelvollisuudet kannattaa tarkistaa suoraan viranomaisohjeesta, kuten Verohallinnon sivuilta, jotta arkistointi hoidetaan oikein jo alusta asti.

Rahtikirjan tiedot toimivat laskun perustana, koska ne sisältävät kuljetuksen todelliset tapahtumat: lastauksen ja purkamisen ajankohdat, mahdolliset vauriot tai poikkeamat, ja vastaanottajan kuittauksen. Kun nämä tiedot tulevat suoraan järjestelmästä, lasku ei perustu pelkkään tilaukseen vaan todennettaviin tapahtumiin. Jos asiakas väittää, että toimitus myöhästyi, laskun liitteenä oleva aikaleima purkamisesta osoittaa todellisen ajankohdan. Jos rahtihinta sisältää odotusajan, kuljettajan kuittaus todentaa, kuinka kauan odotus kesti. Tämä ketju tilauksesta rahtikirjaan ja laskuun on se, mikä tekee rahtilaskujen hoito ilman jälkikäteistä paperyötä mahdolliseksi: jokainen laskurivi on jäljitettävissä konkreettiseen tapahtumaan, ei muistiinpanoon tai kuittiin.

Miten kuljettajan kuittaukset ja liitteet liitetään digitaaliseen rahtilaskuun?

POD ja CMR-kuittaus mobiilisti

Kuljettaja kuvaa allekirjoitetun CMR:n tai rahtikirjan puhelimella heti purkamisen jälkeen ja merkitsee kuorman toimitetuksi sovelluksessa. Kuva, aikaleima ja sijainti tallentuvat suoraan kyseisen keikan tietoihin, joten paperikopioita ei tarvitse lähettää kotiin postissa tai skannata illalla toimistolla. Jos vastaanottaja vaatii paperisen kuittauksen, valokuvattu asiakirja riittää laskun liitteeksi useimmilla tilaajilla.

Kuljettajan mobiilisovelluksen käytettävyys ratkaisee, kuinka todennäköisesti kuittaus tehdään oikein ja ajoissa. Jos sovellus on hidas tai vaatii monen kentän täyttöä, kuljettaja siirtää kuittauksen illalle tai unohtaa sen kokonaan, jolloin laskutus viivästyy. RAHTISin mobiilikuittaus on suunniteltu minimivaatimuksiin: keikka avautuu, kuljettaja ottaa kuvan, vastaanottaja allekirjoittaa näytöllä, ja keikka merkitään valmiiksi. Sijainti ja aikaleima tallentuvat taustalla ilman erillistä toimiaa. Tämä tarkoittaa, että kuittaus on tehty ennen kuin kuljettaja käynnistää moottorin purkamispaikalta, ja laskuaineisto on valmis heti.

Liitteiden automaattinen kytkentä laskuun

Kun keikka merkitään valmiiksi, järjestelmä kokoaa POD-kuvan, CMR-kuittauksen ja mahdolliset lisäliitteet samaan tietueeseen, josta lasku muodostetaan. Laskutusohjelman ei tarvitse erikseen pyytää liitteitä jälkikäteen, eikä niitä tarvitse liittää käsin sähköpostin kautta. RAHTIS:ssa kuljettajan kuittaus näkyy tilaajalle vaihe vaiheelta, ja valmis POD kiinnittyy laskuun automaattisesti (https://www.rahtis.eu/lt). Tämä poistaa yleisimmän syyn maksuvihjeisiin: asiakas ei voi väittää, ettei toimitusdokumenttia löydy.

Rehellisenä rajoituksena: jos tilaaja edellyttää alkuperäistä paperi-CMR:ää postitettavaksi, digitaalinen kuva korvaa sen vain osittain, ja alkuperäinen on silti säilytettävä.

Liitteiden automaattinen kytkentä tarkoittaa käytännössä, että lasku ei ole erillinen dokumentti vaan osa keikan tietuetta. Kun lasku lähtee asiakkaalle, sen mukana kulkee POD-liite, CMR-kuva ja mahdolliset lisäselvitykset ilman, että kenenkään tarvitsee koota niitä erikseen. Tämä on merkittävä ero verrattuna perinteiseen malliin, jossa laskutus on erillinen vaihe, joka vaatii omat liitteensä, oman sähköpostinsa ja oman arkistointinsa. RAHTISissa nämä ovat saman tietueen osia, ja laskun lähettäminen on yksi klikkaus, koska kaikki taustamateriaali on jo paikallaan.

Miten irtoperä ja rahtipörssin keikat istuvat samaan laskutusprosessiin?

Irtoperä ei saa olla erillinen laskutuskanava. Kun rahtipörssin keikka ja omat asiakkaat kulkevat samassa järjestelmässä, tyhjäajojen täyttö ja laskutus hoituvat ilman muistikirjaa ja paperista CMR:ää.

Rahtipörssin keikan tiedot suoraan järjestelmään

Kun otat keikan rahtipörssistä, toimeksiantajan tiedot, reitti ja rahti kirjataan kertaalleen, eivät jälkikäteen kuitista. RAHTISissa kuljettaja kuittaa noudon ja toimituksen, POD-liite tallentuu keikan yhteyteen ja rahtikirjan tiedot täydentävät laskupohjaa. Sähköinen rahtikirja on EU:ssa sallittu CMR-konvention lisäpöytäkirjan nojalla (UNECE:n e-CMR-sivu), joten paperia ei tarvitse kuljettaa mukana.

Irtoperäkeikkojen haara on se, että toimeksiantajat vaihtuvat ja laskuehdot vaihtelevat: yksi maksaa 14 päivän päässä, toinen 30 päivän päässä, kolmas vaatii oman viitenumerojärjestelmänsä. Kun nämä tiedot kirjataan keikan yhteydessä, lasku mukautuu automaattisesti kunkin toimeksiantajan vaatimuksiin ilman, että sinun täytyy muistaa kuka maksaa milläkin ehdolla. Tämä on erityisen tärkeää, kun ajat sekakeikkoja: omat asiakkaat, Trans.eu:n kautta tulleet keikat ja suoraan puhelimesta sovitut keikat samalla viikolla. Jos laskutus on erillinen prosessi, joudut tarkistamaan jokaisen keikan ehdot erikseen, mikä vie enemmän aikaa kuin itse ajo.

Useiden toimeksiantajien laskutus

Jokainen toimeksiantaja saa oman laskunsa omilla ehdoillaan ja viitteillään, vaikka keikat olisivat samassa kalenterissa. Kun POD ja rahtikirja ovat jo liitteenä, laskun voi lähettää heti toimituksen jälkeen, ja myöhemmin tehty tyhjäajo täytetään vastaavasti. RAHTIS hoitaa molemmat samalla tavalla; lisätietoja ja hakemus: Заявка · RAHTIS.

Useiden toimeksiantajien hallinta vaatii, että järjestelmä erottaa keikat toisistaan selkeästi: kuka tilasi, mikä on reitti, mikä on hinta, ja mille päivälle lasku erääntyy. Kun nämä tiedot ovat samassa kalenterissa, näet yhdellä vilkaisulla, ketkä laskut on jo lähetetty ja ketkä odottavat. Tämä estää kaksoislaskutuksen ja unohtuneet keikat, jotka ovat yleisimpiä virheitä paperipohjaisessa prosessissa. Lisäksi kun tyhjäajojen täyttö on osa samaa järjestelmää, tyhjäajon laskutus hoituu samalla logiikalla: kuljettaja kuittaa noudon, lasku muodostuu, ja POD liittyy automaattisesti.

Miten arkistointi ja tarkastukset hoidetaan ilman paperiarkistoa?

Kun rahtilaskun tiedot, kuljettajan kuittaukset ja POD-liitteet kertyvät samaan järjestelmään, arkisto syntyy itsestään työn ohessa. Jokainen keikka jää hakuvalmiiksi: rahtikirjan tiedot, liitteet ja lasku löytyvät asiakkaan tai rekisterinumeron perusteella sekunneissa, ilman kassakaappia tai vanhoja kansioita.

Maksuseuranta ilman muistikirjaa

Laskun tila näkee suoraan järjestelmästä: lähetetty, maksettu, erääntynyt. Sen sijaan, että kirjaat "kuka owes mitä" paperivihkoon, RAHTIS seuraa maksupäiviä keikasta keikkaan ja nostaa erääntyneet esiin. Voit lähettää maksumuistutukset ilman erillistä Excel-tiedostoa, ja kirjanpitäjä saa tiedot suoraan järjestelmästä paperilappujen sijaan.

Maksuseurannan tehokkuus perustuu siihen, että järjestelmä tuntee jokaisen laskun tilan reaaliajassa. Kun lasku lähtee, tila on "lähetetty". Kun maksu saapuu, tila muuttuu "maksetuksi". Jos eräpäivä ylittyy, tila muuttuu "erääntynyt" ja järjestelmä nostaa sen esiin ilman, että sinun täytyy käydä listaa läpi manuaalisesti. Tämä on merkittävä etu verrattuna Excel-pohjaiseen seurantaan, jossa tila pitää päivittää käsin ja erääntyneet laskut saattavat jäädä huomaamatta viikkoiksi. RAHTISissa erääntyneet laskut näkyvät erillisessä näkymässä, josta voit lähettää maksumuistutuksen yhdellä klikkauksella ilman, että joudut etsimään alkuperäistä laskua tai asiakkaan yhteystietoja erikseen.

Tarkastuksiin vastaaminen digitaalisesta arkistosta

Kun verottaja tai tulli pyytää asiakirjoja, kaivaminen vuosien takaisista paperipinosta muuttuu hakutoiminnoksi. Valitset aikavälin ja asiakkaan, ja järjestelmä listaa rahtikirjat, POD-liitteet ja laskut valmiiksi. Sama pätee asiakasväittelyihin: jos vastapuoli väittää toimitusta puuttuvan, kuittausaikaleima ja POD-liite ovat näytellä hetkessä. RAHTIS pitää arkiston järjestyksessä automaattisesti, mutta lopullinen vastuu säilytysvelvoitteista ja verokäsittelyssä on sinulla ja kirjanpitäjälläsi, kuten missä tahansa järjestelmässä.

Tarkastustilanteessa nopeus ja täydellisyys ratkaisevat. Jos verottaja antaa viikon aikaa toimittaa laskut ja niihin liittyvät asiakirjat kolmen kuukauden ajalta, paperiarkistosta kokoaminen voi viedä kokonaisen päivän. Digitaalisesta arkistosta sama aineisto koostuu minuuteissa: valitset aikavälin, suodatat asiakkaan mukaan, ja järjestelmä listaa kaiken, mukaan lukien liitteet. Tämä ei säästä vain aikaa vaan myös vähentää virheiden riskiä, koska manuaalisessa kokoamisessa asiakirjoja saattaa kadota tai mennä sekaisin. Lisäksi digitaalinen arkisto on aina samassa muodossa ja samasta paikasta, joten eri tarkastajien pyyntöihin vastaaminen on yhdenmukaista ja nopeaa.

Mitä kannattaa huomioida siirryttäessä paperilaskuista sähköisiin rahtilaskuihin?

Siirron vaiheet 30 päivässä

Viikko 1: valitse yksi asiakas ja yksi keikkatyyppi pilottikäyttöön. Viikko 2: syötä avoimet keikat järjestelmään ja liitä rahtikirjan tiedot suoraan laskuun. Viikko 3: ota kuljettajan kuittaukset ja POD-liitteet käyttöön, jotta liitteet seuraavat laskua automaattisesti. Viikko 4: laskuta pilottiasiakas sähköisesti ja tarkista, mitä puuttuu ennen kuin siirrät loput.

Pidä paperinen CMR mukana autossa varajärjestelmänä ensimmäisen kuukauden ajan. Tulli ja Verohallinto voivat vaatia kuljetustapahtumien dokumentteja tarkastuksissa, joten säilytysmääräajat kannattaa tarkistaa suoraan Verohallinnon sivuilta.

Siirron onnistuminen riippuu siitä, että kuljettaja oppii uuden tavan nopeasti ja asiakas hyväksyy digitaalisen laskun ilman vastustusta. Kuljettajan osalta kannattaa käydä läpi mobiilikuittauksen vaiheet ennen ensimmäistä keikkaa: avaa sovellus, valitse keikka, ota kuva, pyydä allekirjoitus, merkitse valmiiksi. Kokonaisuudessaan tämä vie 30 sekuntia, kun sen on kerran oppinut. Asiakkaan osalta kannattaa sopia etukäteen, että lasku tulee sähköisesti ja liitteenä on valokuvattu CMR, ei paperista. Useimmat asiakkaat hyväksyvät tämän, koska se nopeuttaa heidän omaa laskutuksen käsittelyään. Jos asiakas vaatii paperisen laskun, kannattaa käydä läpi, onko tämä todellinen vaatimus vai tottumus, sillä useimmissa tapauksissa kyse on tottumuksesta, ei lakisääteisestä vaatimuksesta.

Mihin RAHTIS ei (vielä) sovellu

RAHTIS hoitaa keikan tilauksesta arkistointiin yhdestä paikasta, ja se on suunniteltu yhden kuorma-auton yrittäjälle asti. Mutta rehellisesti: RAHTIS ei ole täysi kirjanpitojärjestelmä, joten taseet ja tilinpäätös hoituvat edelleen kirjanpitäjällä tai kirjanpito-ohjelmassa. Jos ajat kansainvälistä irtoperää useiden rahtipörssien kautta, integraatiot eri alustoihin kannattaa kysyä suoraan meiltä ennen sitoutumista.

Miten eri työkalut vertautuvat paperittoman rahtilaskutuksen tarpeisiin?

Valinta riippuu siitä, tarvitsetko rahtipörssiä, kuljetusjärjestelmää vai molempia samasta paikasta. Taulukko pienyrittäjän näkökulmasta:

Työkalu	Päärooli	Keikan perustaminen laskuun	Sopii kenelle
RAHTIS	TMS + rahtipörssi	Julkaisu kerran, POD-liitteet ja kuittaukset suoraan laskuun	1–12 auton yrittäjä
Transportial	TMS	Kuljetustietoja laskutukseen	Kasvava kuljetusfirma
Trans.eu	Rahtipörssi	Irtoperän haku, laskutus erikseen	Pörssin käyttäjä
TIMOCOM	Rahtipörssi	Tyhjien ajojen täyttö	Kansainvälinen liikenne
Teleroute	Rahtipörssi	Palautuskuormien haku	Satunnainen irtoperä
Maxmove	Rahtipörssi	Keikkojen haku	Pohjoismainen markkina

Rehellisenä heikkoutena: RAHTIS ei korvaa kirjanpito-ohjelmaa eikä välttämättä kata kaikkia pörssin keikkoja, jos asiakkaasi vaativat tiettyä järjestelmää. Pörssipainotteisille Teleroute tai Trans.eu voi olla ensisijainen hakuareena, ja laskutus hoidetaan TMS:n puolella.

Työkalujen valintaan vaikuttaa myös se, kuinka monta eri järjestelmää olet valmis käyttämään päivittäin. Jos etsit keikkoja Trans.eu:sta, ajet keikat Transportialissa ja laskutat Excelillä, sinulla on kolme eri järjestelmää, jotka eivät puhu keskenään. Tämä tarkoittaa, että jokainen tieto siirretään käsin vähintään kaksi kertaa, mikä on juuri se paperyö, jonka paperittomuus on tarkoitus poistaa. RAHTISin vahvuus on, että se yhdistää rahtipörssin ja TMS:n samaan paikkaan, jolloin keikan haku, ajo ja laskutus tapahtuvat yhdessä ketjussa. Tämä ei tarkoita, että RAHTIS korvaisi kaikkien muiden pörssien keikat, mutta se tarkoittaa, että ne keikat, jotka tulevat RAHTISin kautta, eivät vaadi erillistä laskutustyötä. Lisätietoja ja hakemus löytyvät osoitteesta Ansökan · RAHTIS.

FAQ

Paljonko paperittoman laskutuksen pitäisi säästää aikaa pienellä firmalla?

Opas ei anna tarkkaa minuuttimäärää, mutta säästö syntyy siitä, että kerran kirjattu tieto ei kopioida uudelleen tilauksesta rahtikirjaan ja laskuun. Kun dispaus, laskutus ja POD-liitteiden keruu hoituvat samassa ketjussa, iltapäivien kuittikuorten läpikäynti ja skannaus jäävät pois kokonaan, ja laskun voi lähettää heti toimituksen jälkeen.

Riittääkö valokuvattu CMR laskun liitteeksi?

Useimmilla tilaajilla riittää, mutta ei kaikilla. Jos vastaanottaja tai toimeksiantaja edellyttää alkuperäistä paperi-CMR:ää, digitaalinen kuva korvaa sen vain osittain, ja alkuperäinen asiakirja on silti säilytettävä. Siksi kannattaa pitää paperinen CMR mukana autossa varajärjestelmänä, varsinkin siirron ensimmäisen kuukauden aikana, ja sopia kuittaustavasta asiakkaan kanssa etukäteen.

Kuinka kauan laskut ja liitteet on säilytettävä?

Kirjanpitolain mukaan laskut ja kirjanpitoaineisto säilytetään vähintään kuusi vuoden jaksoa tilikauden päättymisestä, ja tilinpäätösaineisto seitsemän vuoden jaksoa. Sähköinen arkisto kelpaa, kun tiedot säilyvät muuttumattomina ja saatavissa koko ajan. Lopullinen vastuu säilytysvelvoitteista on sinulla ja kirjanpitäjälläsi, vaikka järjestelmä hoitaisi arkistoinnin automaattisesti.

Korvaako RAHTIS kirjanpito-ohjelman?

Ei korvaa. RAHTIS hoitaa keikan tilauksesta arkistointiin: tilauksen, rahtikirjan tiedot, kuljettajan kuittaukset, POD-liitteet, laskun ja maksuseurannan. Taseet ja tilinpäätös hoituvat edelleen kirjanpitäjällä tai kirjanpito-ohjelmassa, joka saa tiedot suoraan järjestelmästä. Kirjanpitäjä tarvitsee siis edelleen omat työkalunsa, mutta ei enää paperilappuja keikoista.

Sopiiko rahtipörssin keikat samaan laskutusprosessiin?

Sopivat. Pörssistä otettu keikka kirjataan järjestelmään kertaalleen toimeksiantajineen, reitteineen ja rahtihintoineen, ja kuljettaja kuittaa noudon ja toimituksen kuten omilla asiakkailla. Jokainen toimeksiantaja saa oman laskunsa omilla ehdoillaan ja viitteillään, vaikka keikat olisivat samassa kalenterissa, ja POD-liite kiinnittyy laskuun automaattisesti.